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印鑑届出制度

印鑑

商業登記における重要な制度として、印鑑届出制度があります。
会社設立時に最初の印鑑届出をし、その後も役員変更、本店移転、解散など、必要に応じて改印や廃止などの届出をすることとなります。

登記所に対する印鑑の提出
商業登記の登記申請書に押印すべき者(株式会社の代表者など)は、あらかじめその印鑑を登記所に提出しなければなりません(商業登記法第20条)。
印鑑カードの交付
印鑑の提出をした者は、印鑑カードの交付を請求することができます。印鑑カードは、その正当な所持人が、そのカードで特定される印鑑を提出した者であることを証明するものです。よって、印鑑カードを提示することにより、印鑑証明書を取得することができます。
印鑑証明書の請求
あらかじめ登記所へ印鑑を届け出た者は、手数料を納めて印鑑証明書の交付を請求することができます(商業登記法第12条)。
印鑑証明書は会社代表者本人しか請求することができません(ただし,代理人による請求は可能です)。印鑑証明書の請求には交付申請書のほかに,会社代表者に対して法務局が交付している印鑑カードの提示が必要です(交付申請書には,印鑑提出者の方の「生年月日」の記載が必要となります)。代理人により交付請求をする場合にも印鑑カードの提示が必要です(委任状の添付は必要ありません)。

印鑑届出が問題となる事例

会社代表者が交替した場合の印鑑届出

 会社代表者の交替があった場合、新任者は、その使用する印鑑が前任者の登記所に提出しているものと同一であっても、改めて、同一の印鑑で印鑑届出書を提出する必要があります。新任者が当該印鑑を自らの意思に基づいて使用する旨を示すためです。

本店を管轄外に移転した場合の印鑑届出

 印鑑届書の提出は、会社の場合、会社の本店所在地の登記所に提出します。そのため、他の登記所の管轄区域内に本店を移転する場合においても、改めて印鑑届書を提出する必要があります。この印鑑届書は、新本店所在地ではなく、旧本店所在地を管轄する登記所に提出します(商業登記法第51条1項)。新本店所在地へは、旧本店所在地を管轄する登記所を経由して印鑑が提出されることになります。

※旧本店で使用していた印鑑カードは自動的に失効して、新本店所在地の管轄法務局で新たに印鑑カードの交付を請求しなければなりません

商号変更した場合の印鑑届出

押印

 商号変更をしても、法務局に届け出ている会社印を変更する必要は必ずしもありません。 例えば、会社の商号を「株式会社○○」に変更しても、代表印は「株式会社××」のままでも構いません。ただし、明らかに違う名称になっているのに従前の印鑑を使用し続けると、取引の際に紛らわしいことも多く、対外的な信用の面からも新しく作成し直す方がよい場合も多いと思われます。

 商号変更にともなって新しい印鑑を登録する場合、管轄の法務局へ改印の届出をする必要があります。改印届出をすると、会社の印鑑証明書に新しい代表印の印影が載ることになります。
 なお、実務的には、商号変更登記申請時の委任状には新しい代表者印で押印してもらい、改印届書は商号変更登記の申請書類と一緒に法務局へ提出します。

※登録している印影は変わりますが、印鑑カードは従前のものを引き継いで使用することができます。

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